Arsip Nasional Indonesia Lakukan Uji Petik Arsip Fakultas Ekonomi IPB University
Unit Arsip IPB University bersama Tim Verifikasi Lapangan Kearsipan Eksternal Arsip Nasional Indonesia (ANRI) melakukan uji petik arsip Fakultas Ekonomi Manajemen (FEM) IPB University, 15/6. Kedatangan Tim Verifikasi ANRI disambut Wakil Dekan Bidang Sumberdaya, Kerjasama dan Pengembangan FEM IPB University, Dr Tanti Novianti bersama sejumlah pengelola arsip di Ruang Sidang FEM.
Kepala Unit Arsip IPB University, Ir Setyo Edy Susanto, MPd berharap, uji petik arsip FEM IPB University mencapai hasil yang terbaik. “Semoga FEM IPB University senantiasa berupaya terus meningkatkan kualitas pengelolaan sistem kearsipannya agar tercapai tujuan TERTIB ARSIP di lingkungan fakultas sebagai salah satu pendukung keberhasilan organisasi,” tutur dia.
Ia menyebut, keberhasilan UA IPB University sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri Terbaik ke III tingkat Nasional tahun 2017 tidak lepas dari kontribusi FEM. Pada tahun itu Departemen Manajemen, FEM IPB University memperoleh penghargaan Unit Arsip IPB University, atas peran sertanya dalam uji petik arsip program pengawasan kearsipan eksternal ANRI 2017.
Dr Tanti Novianti dalam kesempatan ini menyampaikan ucapan terima kasih kepada Unit Arsip IPB University yang telah memberikan pembinaan kearsipan secara berkesinambungan. Sehingga FEM IPB University ditetapkan menjadi salah satu tempat uji petik arsip dalam kegiatan ASKE ANRI 2022.
“Predikat BAIK sebagai hasil penilaian dalam kegiatan pengawasan kearsipan internal yang dilakukan Unit Arsip IPB University sebelumnya, mendorong FEM terus meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan yang berlaku,” ujar Dr Tanti. Ia mengatakan, peran penting arsip sangat dirasakan dalam men-support kegiatan di FEM, terutama bila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Ketua Tim Verifikasi ANRI, Dra Nurgamah, MPd menjelaskan, sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengawasan kearsipan bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk perlindungan kepentingan negara.
“Untuk mewujudkan tujuan tersebut, perlu dilakukan pengawasan kearsipan. Yaitu proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan setiap pencipta arsip di berbagai instansi di seluruh Indonesia, termasuk di lingkungan Perguruan Tinggi,” kata arsiparis ahli madya ANRI ini.
Kegiatan dilaksanakan melalui Audit Kearsipan yang meliputi proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi dan keandalan penyelenggaraan kearsipan di masing-masing pencipta arsip.
Pada uji petik arsip FEM yang dilakukan di Record Center FEM ini, Tim Verifikasi menilai, ruangan beserta fasilitas yang tersedia cukup memenuhi standar kearsipan yang disyaratkan. Arsip aktif telah ditata dan disimpan di tempat penyimpanan arsip aktif (central file) lengkap dengan daftar arsip aktif.
Sementara untuk pengelolaan arsip inaktif pun telah memenuhi kaidah kearsipan. Diantaranya tersedianya daftar arsip inaktif dan proses temu kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini terbukti ketika Tim Verifikasi Lapangan Kearsipan ANRI mohon kepada salah seorang tenaga kependidikan FEM untuk menemukan arsip yang dipilih dari daftar arsip inaktif FEM dan berhasil ditemukan dengan cepat.
Dalam kesempatan itu, Dra Nurgamah, MPd turut didampingi anggota tim verifikasi, Nia Pertiwi, SHum, arsiparis Ahli Muda ANRI dan Marafina Anggraeni Refoltine, SE, selaku Auditor Muda. (*/Rz)
Sumber : https://www.ipb.ac.id/news/index/2022/06/arsip-nasional-indonesia-lakukan-uji-petik-arsip-fakultas-ekonomi-ipb-university/0cef9a20beca7cd3e14a8be6c28e0842
